Планирование поставок проекта включает в себя решение о необходимости приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. Поставки рассматриваются с двух точек зрения: продавца и покупателя. Согласно условиям контракта организация может выступать в качестве продавца или покупателя продукта, услуги или результатов.

В процессе планирования покупок и приобретений устанавливается, какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие нужды проекта можно удовлетворить силами команды проекта в процессе выполнения проекта. Этот процесс также предполагает рассмотрение нескольких вопросов: покупать или нет? если покупать, то что именно, сколько и когда? Критериев здесь много. Вот только некоторые из них:

  1. У нас нет необходимых знаний (оборудования, лицензий и т.п.), чтобы сделать самим то, что мы приобретаем.
  2. Работы по разработке приобретаемого продукта являются непрофильными для нашей компании
  3. У нас на данный момент нет свободного персонала, который мог бы сделать данную работу.
  4. Сделать работу вне нашей компании будет дешевле, т.к. у нас очень высокие накладные расходы.

Процесс планирования покупок и приобретений включает в себя анализ рисков для каждого решения "производить или покупать", а также анализ вида контракта, который планируется заключить, в отношении снижения рисков или переложения рисков на продавца.


Покупки и приобретения готовых изделий можно рассматривать двояко, в зависимости от типа организации, в которой вы работаете. Если организация крупная и в ней хорошо поставлена система логистики, вполне достаточно получить (при необходимости) разрешение вышестоящего руководства на приобретение продукта и написать соответствующий запрос в службу логистики. Если организация мелкая, или вас не устраивает скорость прохождения запроса – вам придется все это делать самим.

Теперь немного о типах контрактов. Есть три основных типа – с фиксированной ценой, с возмещением затрат и “время и материалы”. В каких случаях они применяются:
Контракт с фиксированной ценой используется, если и заказчик и исполнитель имеют полное представление о том, что нужно выполнить в рамках контракта и это фиксируется в приложении к контракту, которое обычно называется техническим заданием. В данном типе контракта все риски лежат на продавце, поэтому продавец закладывает эти риски в цену. Управление участниками проекта в этом случае осуществляет продавец, степень вмешательства покупателя в проект минимальна и оговорена контрактом. В данном типе контракта для покупателя возможны следующие проблемы:

  1. Написание четкого, недвусмысленного ТЗ требует больших затрат времени. Если ТЗ не является однозначным по всем пунктам, продавец посчитает это риском и соответственно увеличит цену контракта, чтобы скомпенсировать эти риски.
  2. Есть риск скрытого выкидывания продавцом части работ (например, тестирования продукта), в случае, если продавец видит, что бюджет провален и он начинает работать себе в убыток.

Из положительных сторон для покупателя выделяются точное знание цены в начале проекта и перенос всех рисков по проекту на продавца.
Контракт с возмещением затрат обычно используется, если в момент подписания контракта нельзя точно сформулировать требования к продукту проекта – либо из-за нехватки информации в текущий момент, либо покупатель не имеет достаточной компетенции, чтобы сформулировать данные требования. Этот тип контракта предусматривает возмещение затрат продавца плюс вознаграждение. Контракт с возмещением затрат переносит основные риски проекта на покупателя. Данный тип контракта обычно применяется в проектах типа НИР, где ни продавец, не покупатель не знают, сколько будет стоить и сколько времени займет проект, например, разработки принципиально нового авиадвигателя. Здесь возможны следующие проблемы для покупателя:

  1. Необходимость проверки выставляемых исполнителем счетов
  2. Большие затраты времени на управление работами
  3. Продавцу нет смысла снижать стоимость
  4. Общая цена неизвестна

Контракт “Время и материалы” является комбинацией двух вышеописанных. С одной стороны, нет полной ясности о продукте проекта, с другой – есть соглашение о том, сколько будет стоить тот или иной тип ресурсов. Основной риск – на заказчике, исполнитель рискует, если в контракте не прописана реакция на изменения цены материалов и условий оплаты труда. Очень часто применяется в консалтинге, когда фирма-заказчик платит фирме-консультанту за каждый час работы сотрудника консалтинговой фирмы. Жаргонное название – бодишопинг. Возможные проблемы – те же, что и контракте с возмещением затрат.
После завершения процесса планирования контрактов и подготовки контрактных документов (документы готовит, большей частью, не руководитель проекта, а юридическая служба и отдел продаж) начинается этап запроса информации у продавцов. Этот этап в некоторых случаях (закупка государством чего-то для своих нужд) довольно строго регламентирован, чтобы устранить возможность коррупции – например, использования аффилированных поставщиков, или возможность выигрыша конкурса с получением взятки. Например, для госструктур обязательно объявление о тендере в средствах массовой информации. Иногда, если заказ достаточно крупный, проводятся конференции продавцов, на которых заказчик объясняет, что именно он хочет получить от поставщика и отвечает на вопросы. Цель этой конференции – добиться, чтобы у всех поставщиков появилось единое понимание требований к продукту.

Одним и наиболее частых требованиям к продавцам является предоставление предложений в формализованном виде, чтобы покупателю было проще провести следующий этап – выбора продавцов.

Этап выбора продавцов часто бывает многоступенчатым. На первом этапе отсеиваются предложения, не проходящие по формальным параметрам (screening). Затем идет ранжирование продавцов по описанному (известному продавцам) рейтингу, и на следующем этапе с продавцами проводятся переговоры, по окончании которых заключается контракт,не обязательно с одним поставщиком, возможна (а в случае, если речь идет о Вооруженных Силах – крайне желательна) диверсификация.

После заключения контракта покупатель производит мониторинг и, при необходимости, корректирующие действия до получения продукта.

После завершения контракта покупатель убеждается, что он получил действительно тот продукт, о котором шла речь в контракте (обратите внимание – именно в такой формулировке) подписывает соответствующие акты и закрывает контракт. Записи о процессе выполнения заказа поступают в базу знаний о покупателе и могут служить в дальнейшем справочными данными при следующей работе с этим продавцом.